|
Eerst enkele belangrijke instellingen controleren
Instelling "Menu en schermen":
Welke producten worden gebruikt: Abonnementen, lesuren, cursussen, strippenkaart of activiteiten
Globaal zijn abonnementen voor het geld, wat kost het!
Lesuren voor de dag en datum
Cursussen is een combinatie van abonnement en lesuur
Strippenkaart voor een bepaald bedrag staat een aantal keer toegang
Activiteit is vaak een eenmalig iets bv een bootcamp, discoavond
Producten is een verzamelnaam voor abonnementen, lesuren, cursussen, strippenkaart of activiteiten
Stappenplan bij een nieuwe administratie:
1) Voer alle producten (abonnementen/lesuren/cursussen/strippenkaarten/activiteiten) in
2) Daarna de personen invoeren (en eventueel direct inschrijven op de abonnementen/lesuren/cursussen).
3) Daarna de personen inschrijven op de producten (abonnementen/lesuren/ cursus.)
De nieuwste versie van de complete handleiding is aanwezig in het softwareprogramma Vreugd Online.
Activeer rechtsbovenin het menu het ikoontje met het vraagteken.
Overgang van een ander ledenadministratie programma naar Vreugd Online:
1) Inlezen oude administratie:
Het is belangrijk dat de oude administratie wordt aangeleverd in een Excell bestand
Per kolom in Exell kunnen de gegevens worden ingelezen.
Zorg er dus voor dat er niet meerdere gegevens in 1 kolom staan
(Bijvoorbeeld: voornaam, voegsel en achternaam in 1 kolom "naam".)
Splits deze in drie kolommen voordat ze worden ingelezen.
Ga naar instellingen dan overig dan beheer (ga akkoord) dan
1) Importeren van andere administratie
2) Voer alle producten (abonnementen/lesuren/cursussen/strippenkaarten/activiteiten) in
In veel gevallen is het verstandig om nog niet het inschrijfgeld, borg, vooruitbet etc in te voeren omdat
oud leden dit al hebben betaald in een vorig programma.
Na invoeren van de bestaande leden natuurlijk wel het inschrijfgeld, borg, vooruitbet invoeren.
3) De personen inschrijven op de abonnementen/lesuren/ cursus.
De datum tot wanneer er betaald is in het oude ledenadministratieprogramma is de inschrijfdatum in het nieuwe programma
Voorbeeld:
Ga naar de eerste persoon die moet worden ingeschreven.
Ga naar Personen en ga naar Zoeken bovenin. Type hier de eerste letters van de achternaam van de persoon.
Activeer met de muis de de regel van de gezochte persoon
Er komen dan een groot aantal knoppen onder de persoon tevoorschijn.
Activeer onderin het scherm "Inschrijven".
Zoek het abonnementen/lesuren/cursus waar de persoon voor moet worden ingeschreven.
Vult de inschrijfdatum correct invult.
(Belangrijk bij oudleden het inschrijfgeld op nul zetten)
|